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備付金是公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)各個部門工作員作為零星支出、業(yè)務(wù)流程購置、旅差費(fèi)等以現(xiàn)金方法使用的資金。預(yù)算單位為申請辦理日常零星支出，必須維持一定數(shù)量的庫存量備付金，一般不超過3-5天零星付款需要現(xiàn)錢。各預(yù)算單位應(yīng)根據(jù)本單位的訂單量、經(jīng)營規(guī)模尺寸及零星支出狀況明確提出備用金額度申請辦理，支付中心根據(jù)預(yù)算單位申請及實(shí)際業(yè)務(wù)開展情況核準(zhǔn)備用金額度，簽定備付金管理方法保證書。

一、 適用范圍

備付金主要運(yùn)用于小額零星報(bào)銷費(fèi)用開支，其適用范圍為：除薪水統(tǒng)發(fā)新項(xiàng)目以外國家規(guī)定的對于個人的收益性支出；出差人員務(wù)必隨身攜帶旅差費(fèi)；別的須經(jīng)現(xiàn)金支付的開支等。

二、 備付金的監(jiān)管

（一）定額管理

定額管理就是指按資金計(jì)劃單位的實(shí)際需求，核準(zhǔn)備付金預(yù)算定額，并按照預(yù)算定額撥款資金的管理?xiàng)l例。資金計(jì)劃單位按照規(guī)定支出范疇支用備付金后，憑相關(guān)支出憑證向財(cái)務(wù)會計(jì)單位費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)會計(jì)單位盡數(shù)交給現(xiàn)錢，使備付金仍與預(yù)算定額保持一致。一般對用以花費(fèi)支出的小額備付金，推行定額管理的方法；對用以市場銷售找零使用的備付金，按運(yùn)營柜組核準(zhǔn)預(yù)算定額，并拔款現(xiàn)錢。各柜組可在銷貨款中常保存核定找零款，不會有開支和報(bào)銷難題。

（二）非定額管理

非定額管理是指通過款單位按照實(shí)際應(yīng)當(dāng)向財(cái)務(wù)會計(jì)單位領(lǐng)款的管理?xiàng)l例。在憑相關(guān)支出憑證向財(cái)務(wù)會計(jì)單位費(fèi)用報(bào)銷時，做為降低備付金解決，直至用了才行。如果需要填補(bǔ)備付金，再再行申請辦理撥付和領(lǐng)款辦理手續(xù)。對用以回收農(nóng)副食品的備付金，在集中化回收高峰期時一般采用非定額管理的方法，在淡旺季零星回收的時候選用定額管理的方法，推行供貨補(bǔ)款。

不管推行哪一種管理?xiàng)l例，都需要不斷完善備付金的申領(lǐng)、存放和費(fèi)用報(bào)銷等手續(xù)規(guī)章制度，并特定專業(yè)人員負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)管理備付金。經(jīng)濟(jì)管理工作人員產(chǎn)生變化時，務(wù)必辦理交接手續(xù)，以確立保密責(zé)任。

詳細(xì)如下：

1．因工作因素長期性使用備付金工作的人員應(yīng)由財(cái)務(wù)部門服務(wù)處結(jié)合實(shí)際情況核準(zhǔn)，撥出去一筆固定不動金額現(xiàn)金并要求適用范圍；應(yīng)用單位需要開設(shè)專職人員經(jīng)濟(jì)管理預(yù)算定額備付金，備付金經(jīng)濟(jì)管理工作人員務(wù)必妥當(dāng)儲存付款備付金的收條、稅票及各種報(bào)銷單據(jù)，并機(jī)器設(shè)備用元登記薄，紀(jì)錄各種各樣零星開支。

2．財(cái)務(wù)部門服務(wù)處理應(yīng)按照貸款日期、貸款單位、貸款人、主要用途、額度、銷戶日期創(chuàng)建備付金賬表，按月及時處理。

3．使用備付金工作的人員需及時沖賬，對無端拖延者，財(cái)務(wù)部門服務(wù)處傳出最后一次催辦消息后還不辦理者，財(cái)務(wù)部門將從下月起直接在薪水中抵稅，不會再屆時。

4．以前年度應(yīng)用備付金時，年末務(wù)必再次辦理借款辦理手續(xù)，并沖回年貸款。

三、 備用金申請步驟

（一）備付金領(lǐng)用工

1．申領(lǐng)辦理手續(xù)：

企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)各個部門或工作員因零星支出、零星采購等都需要申領(lǐng)備付金，一般應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人員填好借款憑證。借款憑證一式三聯(lián)，第一聯(lián)為付款憑證，財(cái)務(wù)部做為做賬根據(jù)；第二連碩結(jié)算憑證，貸款期內(nèi)由出納存留，費(fèi)用報(bào)銷時做為核查根據(jù)，費(fèi)用報(bào)銷后隨著費(fèi)用報(bào)銷單做為記帳憑證的配件；第三聯(lián)交貸款人儲存，費(fèi)用報(bào)銷時由于出納簽名做為貸款清算及交還貸款的收條。

工作員需先去財(cái)務(wù)部門服務(wù)處索要“借支單”，財(cái)會人員按照實(shí)際應(yīng)當(dāng)向貸款人派發(fā)“借支單”，貸款人按規(guī)定的格式具體內(nèi)容填好貸款日期、貸款單位、貸款人、貸款用途和借款額度等事宜，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)理簽名允許，然后由財(cái)務(wù)主管簽名審批后，即可到財(cái)務(wù)部門處辦理借款辦理手續(xù)。財(cái)會人員審批簽名后“借支單”各類具體內(nèi)容正確與否和詳細(xì)，經(jīng)審核確認(rèn)無誤才能申請支付辦理手續(xù)。

2．業(yè)務(wù)流程結(jié)束后，報(bào)銷制度：

（1）備付金開支之后在費(fèi)用報(bào)銷時，必須在花費(fèi)明細(xì)欄注明實(shí)際用處和支出明細(xì)（如主要用途跟申請前不一樣，務(wù)必詳盡表述），與此同時應(yīng)提供稅票。

（2）貸款人申請辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)時，財(cái)會人員應(yīng)查看“備付金”賬表，查清費(fèi)用報(bào)銷工作人員原借款額度，對報(bào)銷超預(yù)算賬款需及時現(xiàn)付退回自己，對費(fèi)用報(bào)銷后小于備付金額度賬款的，應(yīng)使其退還賬戶余額以還清原借支單所借應(yīng)收款。

（3）其他單位臨時性貸款范疇（審核信用額度依照第二項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行）：員工外出貸款時，應(yīng)該根據(jù)詳細(xì)情況申請辦理信用額度，最先由備付金代管人填好備用金申請，隨后業(yè)務(wù)經(jīng)理審核，再交給財(cái)務(wù)經(jīng)理或經(jīng)理審核。并且在員工外出去公司后七天內(nèi)費(fèi)用報(bào)銷沖賬。

別的因工貸款，最先由備付金代管人填好備用金申請，隨后業(yè)務(wù)經(jīng)理審核，再交給財(cái)務(wù)經(jīng)理或經(jīng)理審核，在支出費(fèi)用后需七天內(nèi)到財(cái)務(wù)報(bào)銷沖賬。

（二）備付金代管人

備付金代管人填好備用金申請，注明實(shí)際主要用途業(yè)務(wù)經(jīng)理審核財(cái)務(wù)部門核查財(cái)務(wù)經(jīng)理或經(jīng)理審核。如備付金是作一次性開支，單位備付金代管人需要在開支后七天內(nèi)費(fèi)用報(bào)銷；如備付金做為常常零星開支，單位備付金代管人需要在每月月底前到財(cái)務(wù)部門費(fèi)用報(bào)銷。如果有需要，可再申請。

1．無超過某些及總計(jì)信用額度，財(cái)務(wù)部門派發(fā)備付金。

2．超過某些信用額度但是不超過總計(jì)信用額度，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理或經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)部門派發(fā)備付金。

3．超過總計(jì)信用額度，財(cái)務(wù)部門不派發(fā)備付金

四、 備付金賬務(wù)處理

（一）定額管理

1．按預(yù)算定額撥款備付金：

借：其他應(yīng)付款——庫存現(xiàn)金

貸：貨幣資金

2．用后費(fèi)用報(bào)銷時（花多少補(bǔ)是多少，用掉的記入成本，“補(bǔ)”是指通過現(xiàn)錢補(bǔ)充用掉的）

借：期間費(fèi)用（營業(yè)費(fèi)用等）

貸：貨幣資金

（二）非定額管理財(cái)務(wù)部依據(jù)公司內(nèi)部某部門或個人實(shí)際需求，一次交給現(xiàn)錢，用后持相關(guān)會計(jì)原始憑證費(fèi)用報(bào)銷，費(fèi)用報(bào)銷時財(cái)務(wù)會計(jì)單位依據(jù)所支付項(xiàng)和應(yīng)報(bào)銷額度開展結(jié)算，如有尾款所有取回，若不夠，則補(bǔ)充差值。

1．按照實(shí)際金額撥款備付金：

借：其他應(yīng)付款——庫存現(xiàn)金（××）

貸：貨幣資金

2．用后費(fèi)用報(bào)銷時（報(bào)銷，多退少補(bǔ)）

借：期間費(fèi)用（營業(yè)費(fèi)用等）貨幣資金（原借得多，由經(jīng)辦人退回的現(xiàn)錢）

貸：其他應(yīng)付款——庫存現(xiàn)金（××）

或：

借：期間費(fèi)用（營業(yè)費(fèi)用等）

貸：其他應(yīng)付款——庫存現(xiàn)金（××）貨幣資金（原借減少了，應(yīng)補(bǔ)充經(jīng)辦人現(xiàn)金）

（推行定額管理“備付金”學(xué)科的額度平常不想做變化，僅有公司更改備付金的預(yù)算定額時候做變化。）

【實(shí)例】

某企業(yè)對行政科選用非預(yù)算定額備付金規(guī)章制度，行政科為購買辦公用品預(yù)借備用金1 600元，預(yù)支時，財(cái)務(wù)部依據(jù)借款憑證編寫現(xiàn)錢付款憑證，其賬務(wù)處理為：

借：其他應(yīng)付款——庫存現(xiàn)金(行政科) 1 600

貸： 1 600

行政科購買辦公用品1520元后憑稅票和驗(yàn)收入庫單到財(cái)務(wù)部費(fèi)用報(bào)銷，交還不必要現(xiàn)錢80元，財(cái)務(wù)部編寫收款憑證一張，其賬務(wù)處理為：

借：期間費(fèi)用 1 520

現(xiàn)錢 80

貸：其他應(yīng)付款——庫存現(xiàn)金(行政科) 1 600

假如行政科具體購買辦公用品1 780元，自身墊款了180元，即在費(fèi)用報(bào)銷時除按照規(guī)定編寫收款憑證一張，其賬務(wù)處理為：

借：期間費(fèi)用 1 780

貸：其他應(yīng)付款——庫存現(xiàn)金(行政科) 1 600

現(xiàn)錢 1 80

出納交給行政科現(xiàn)錢180元，退回行政科經(jīng)辦人其墊款現(xiàn)金180元。