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公司電腦文件管理方法

公司電腦文件是記載和體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)事宜的主要?dú)v史資料和直接證據(jù)。企業(yè)理應(yīng)確保公司電腦文件的真正、詳細(xì)、可以用、安全性。

一、公司電腦文件的定義

就是指企業(yè)在開展財務(wù)核算等環(huán)節(jié)中接受或產(chǎn)生的，紀(jì)錄和體現(xiàn)企業(yè)資金服務(wù)事宜的，具備存放意義的文本、數(shù)據(jù)圖表等多種類型的會計賬簿。包含電子器件公司電腦文件。各公司的費(fèi)用預(yù)算、方案、規(guī)章制度等不屬于公司電腦文件。

二、會計檔案的存檔

三、公司電腦文件的交接和運(yùn)用

(一)公司電腦文件的轉(zhuǎn)交

企業(yè)財務(wù)會計監(jiān)督機(jī)構(gòu)在申請辦理公司電腦文件轉(zhuǎn)交時，理應(yīng)編寫公司電腦文件轉(zhuǎn)交清冊，并依照我國檔案保管的相關(guān)要求申請辦理交接辦理手續(xù)。

企業(yè)檔案保管組織接受電子器件公司電腦文件時，理應(yīng)對電子器件會計資料的精確性、完好性、易用性、安全系數(shù)開展檢驗，符合規(guī)定的才可以接受。

(二)公司電腦文件的運(yùn)用

企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)章制度運(yùn)用公司電腦文件，在開展公司電腦文件査閱、拷貝、借出去時執(zhí)行登記，禁止偽造和毀壞。

四、公司電腦文件的存放限期

會計檔案保管期限分成永久性、按時兩大類。公司電腦文件的存放限期是以會計期間終結(jié)后的第一天算起。永久性，即就是指公司電腦文件須保存起來;按時，就是指計檔案資料儲存應(yīng)做到規(guī)定的時長，一般分成10年和30年。

五、公司電腦文件的評定和消毀

(一)公司電腦文件的評定

企業(yè)應(yīng)該定時對已到存放時間的公司電腦文件開展評定，并產(chǎn)生公司電腦文件評定意向書。

經(jīng)評定，仍需再次儲存的公司電腦文件，理應(yīng)再次劃分存放限期;對存放到期，確實沒有儲存意義的公司電腦文件，可以消毀。公司電腦文件評定工作中應(yīng)該由企業(yè)檔案保管組織帶頭，機(jī)構(gòu)企業(yè)財務(wù)會計、財務(wù)審計、紀(jì)委監(jiān)察等組織或工作人員一同開展。

(二)公司電腦文件的消毀

經(jīng)檢測可以消毀的公司電腦文件，消毀的主要程序流程和規(guī)定是：

1.企業(yè)檔案保管機(jī)構(gòu)改革財務(wù)會計檔案銷毀清冊。

2.主要負(fù)責(zé)人、檔案保管單位責(zé)任人、財務(wù)會計監(jiān)督機(jī)構(gòu)責(zé)任人、檔案保管組織經(jīng)辦人員、財務(wù)會計監(jiān)督機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人員在財務(wù)會計檔案銷毀清冊上簽定建議。

3.企業(yè)檔案保管組織承擔(dān)機(jī)構(gòu)財務(wù)會計檔案銷毀工作中，并與財務(wù)會計監(jiān)督機(jī)構(gòu)一同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人們在財務(wù)會計檔案銷毀前嚴(yán)格按照財務(wù)會計檔案銷毀清冊所列信息開展盤點(diǎn)核查;在財務(wù)會計檔案銷毀后，理應(yīng)在財務(wù)會計檔案銷毀清冊上簽字或蓋公章。電子器件會計資料的消毀由企業(yè)檔案保管組織 財務(wù)會計監(jiān)督機(jī)構(gòu) 信息管理系統(tǒng)監(jiān)督機(jī)構(gòu)一同派員監(jiān)銷。

(三)不可消毀的公司電腦文件

存放到期但未還清的債務(wù)會計原始憑證和涉及到別的未竟事宜的會計記賬憑證不可

消毀。特殊情況下的公司電腦文件處理企業(yè)公司分立/合拼狀況下的公司電腦文件處理：

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(四)施工單位建設(shè)項目公司電腦文件的工作交接施工單位在工程建設(shè)期內(nèi)產(chǎn)生的公司電腦文件，必須轉(zhuǎn)交給項目建設(shè)接納企業(yè)的，理應(yīng)在申請辦理完工財務(wù)決算后立即轉(zhuǎn)交，并按規(guī)定申請辦理移交辦理手續(xù)。

(五)企業(yè)中間公司電腦文件的工作交接

企業(yè)中間工作交接公司電腦文件時，工作交接彼此理應(yīng)申請辦理公司電腦文件工作交接辦理手續(xù)。工作交接公司電腦文件時，工作交接彼此嚴(yán)格按照公司電腦文件轉(zhuǎn)交清冊所列信息逐一工作交接，并由交接彼此的企業(yè)相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)監(jiān)管。

工作交接結(jié)束后，工作交接彼此經(jīng)辦人員和監(jiān)管人應(yīng)該在公司電腦文件轉(zhuǎn)交清冊上簽字或蓋公章。電子器件公司電腦文件理應(yīng)與其說數(shù)據(jù)庫一并轉(zhuǎn)交，獨(dú)特文件格式的電子器件公司電腦文件理應(yīng)與其說載入服務(wù)平臺一并轉(zhuǎn)交。 檔案資料接納企業(yè)應(yīng)該對儲存電子器件會計資料的媒介以及技術(shù)性自然環(huán)境開展檢測，保證所接受電子器件會計資料的精確、詳細(xì)、可以用和安全性。